陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院
學(xué)校視頻會(huì)議室使用管理辦法(暫行)
為加強(qiáng)對(duì)視頻會(huì)議室的管理、使用和維護(hù),提升會(huì)議室使用效率,更好的做好學(xué)校各類(lèi)會(huì)議服務(wù)工作,促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展,特制定本管理辦法。
一、黨政辦負(fù)責(zé)學(xué)校視頻會(huì)議室(第一會(huì)議室)的日常管理與維護(hù),并統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。
二、視頻會(huì)議室是學(xué)校召開(kāi)各類(lèi)工作會(huì)議和開(kāi)展學(xué)術(shù)活動(dòng)的場(chǎng)所,面向全校各部門(mén)開(kāi)放,實(shí)行資源共享,但不得挪作他用、不得安排其他活動(dòng)。
三、會(huì)議室的使用實(shí)行預(yù)約申請(qǐng)制度,使用部門(mén)應(yīng)提前1-3天向黨政辦行政科預(yù)約申請(qǐng),并填寫(xiě)“學(xué)校視頻會(huì)議室使用申請(qǐng)表”,登記相關(guān)信息,聯(lián)系電話(huà):84674009。
四、視頻會(huì)議室內(nèi)設(shè)備的技術(shù)支持及日常維護(hù),由黨政辦安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé),使用部門(mén)工作人員不得自行調(diào)試。信息化科負(fù)責(zé)視頻會(huì)議室設(shè)備的維護(hù)、調(diào)試(包括音響、燈光、話(huà)筒、電視、投影儀、攝像頭、移動(dòng)背板等設(shè)備)。
五、接到召開(kāi)視頻會(huì)議的通知后,信息化科要在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行視頻會(huì)議調(diào)試,確保聯(lián)調(diào)效果,并在召開(kāi)視頻會(huì)議時(shí),做好設(shè)備的管理和服務(wù)工作。做好每次視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行的記錄工作,并做好在斷網(wǎng)、斷電等突發(fā)情況的應(yīng)急處理工作。
六、使用部門(mén)應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)公用設(shè)備、設(shè)施,不得隨意刻畫(huà)、張貼、涂寫(xiě),不得挪動(dòng)室內(nèi)設(shè)備,改變室內(nèi)格局。如損壞或丟失設(shè)備、物品,由使用部門(mén)或當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償。
七、使用部門(mén)應(yīng)保證會(huì)議室的清潔、衛(wèi)生,禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
八、注意安全,節(jié)約用電,會(huì)議結(jié)束后請(qǐng)自覺(jué)關(guān)閉電源及門(mén)窗。
九、會(huì)議室使用完畢后,使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知黨政辦工作人員,一起檢查清點(diǎn)會(huì)議室內(nèi)各類(lèi)設(shè)備、物品,并做好交接。
十、黨政辦要進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、提升服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理,加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn),及時(shí)做好會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù),確保會(huì)議室環(huán)境整潔、正常有序運(yùn)轉(zhuǎn),為各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
附件1、學(xué)校視頻會(huì)議室使用申請(qǐng)表
2、學(xué)校視頻會(huì)議室申請(qǐng)使用流程
陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室
2020年10月20日
附件1
學(xué)校視頻會(huì)議室使用申請(qǐng)表
申請(qǐng)部門(mén) |
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聯(lián)系人 |
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聯(lián)系電話(huà) |
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會(huì)議名稱(chēng) |
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會(huì)議時(shí)間 |
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會(huì)議地點(diǎn) |
第 會(huì)議室 | ||
擬出席院領(lǐng)導(dǎo) |
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參加人員范圍及人數(shù) |
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擬使用設(shè)備 |
□話(huà)筒( 個(gè)) □投影 □電子屏 □空調(diào) | ||
申請(qǐng)部門(mén)意見(jiàn) |
年 月 日 | ||
黨政辦意見(jiàn) |
年 月 日 |
備注:1.使用部門(mén)須提前1-3天向黨政辦行政科預(yù)約申請(qǐng),聯(lián)系電話(huà):84674009;
2.本表電子版可在校園網(wǎng)站首頁(yè)“通知公示”欄下載。
附件2
學(xué)校視頻會(huì)議室申請(qǐng)使用流程圖
使用部門(mén)提前預(yù)約申請(qǐng),并下載、填寫(xiě)會(huì)議室使用申請(qǐng)表報(bào)黨政辦辦行政科 |
| 黨政辦進(jìn)行登記、安排 |
| 時(shí)間、地點(diǎn)是否沖突 | |
如時(shí)間、地點(diǎn)沖突,則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,并通知申請(qǐng)部門(mén) |
如時(shí)間、地點(diǎn)不沖突,則通知申請(qǐng)部門(mén)使用會(huì)議室 |
| 工作人員提前20分鐘打開(kāi)會(huì)議室門(mén),做好準(zhǔn)備 | |
會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)清掃、整理會(huì)議室,關(guān)閉電源、門(mén)窗
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